Qu'ils soient professionnels ou personnels, les e-mails sont la source de communication la plus fiable. Comme les spécialistes du marketing utilisent également cette source de communication à des fins promotionnelles, nous avons tendance à en recevoir beaucoup dans notre boîte de réception. Cela arrive-t-il jamais, lorsque vous ouvrez votre boîte de réception après un mois et que vous voyez un flot d'e-mails percuter votre écran ? Oui, ça arrive tout le temps !
La gestion de la boîte de réception dans ce cas particulier peut être une tâche fastidieuse et peut prendre presque une éternité pour organiser soigneusement tous les e-mails dans des dossiers. Eh bien, merci à Microsoft Outlook d'avoir offert un outil pratique connu sous le nom d'outil Conversation Cleaner qui supprime ou déplace efficacement les e-mails redondants d'une conversation, rendant ainsi notre boîte de réception plus organisée. Vous pouvez utiliser cet outil de conversation sur des conversations uniques, des dossiers, dans ses sous-dossiers comme vous le souhaitez.
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Ainsi, si vous avez plusieurs copies d'un même message, l'outil de nettoyage de conversation se mettra au travail et supprimera toutes les copies redondantes de votre compte Outlook. Voici un guide rapide sur l'utilisation de l'outil de nettoyage de conversation sur Outlook.
Commençons! Voilà comment cela fonctionne.
Comment utiliser l'outil de nettoyage de conversation sur Outlook
Lancez MS Outlook et accédez à Fichier > Options > Courrier, puis faites défiler vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez la section « Nettoyage de la conversation ».
Maintenant, pour commencer, appuyez sur le bouton "Parcourir" pour sélectionner le dossier de votre disque dur où tous les éléments de courrier électronique redondants seront déplacés. Vous pouvez également cocher ou décocher toutes les options de la liste, par exemple si vous souhaitez déplacer les conversations marquées, les messages classés, etc. Activez ou désactivez les paramètres selon vos préférences, selon la situation.
Une fois que vous avez défini toutes les options, appuyez sur « OK ».
À l'avenir, une fois de retour sur l'écran d'accueil d'Outlook, recherchez le bouton « Nettoyer » sur l'onglet d'accueil.
Maintenant, vous verrez trois options dans la liste déroulante si vous souhaitez nettoyer une conversation, un dossier ou un sous-dossier. Faites votre choix pour aller plus loin.
Si vous souhaitez opter pour l'option de dossier, une autre méthode de sélection consiste à sélectionner Dossier > Nettoyer le dossier. Quoi qu'il en soit.
Si vous exécutez l'outil Conversation Cleaner sur Outlook pour la toute première fois, vous verrez un avertissement contextuel qui vous demandera si vous souhaitez poursuivre cette action. Appuyez sur l'option "Nettoyer le dossier" pour continuer.
N'oubliez pas de cocher également la case « Je ne veux plus revoir ce message à l'avenir ».
Maintenant, l'outil de nettoyage de conversation va se mettre au travail. Analysez l'intégralité de vos e-mails pour rechercher les éléments d'e-mails redondants. Et surtout, si vous exécutez cet outil pour la toute première fois sur votre système, cela peut prendre un peu de temps jusqu'à ce que toute votre boîte de réception soit analysée.
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Mais bon, la bonne chose est que vous pouvez laisser ce processus s'exécuter en arrière-plan et utiliser Outlook en attendant. Dès que l'outil analyse vos e-mails, il se termine automatiquement en arrière-plan sans interrompre votre travail. Cependant, si de tels e-mails ne sont pas trouvés dans vos dossiers de messagerie, il vous en informera sûrement avec la notification "Aucun message n'a été nettoyé".
Donc, dans l'ensemble, c'est un outil indispensable pour Outlook. Nous sommes sûrs que vous trouverez une fraction d'e-mails redondants dans votre boîte de réception qui doivent sûrement être pris en charge par l'outil Conversation Cleaner.
J'espère que ce blog a dissipé tous vos doutes sur l'utilisation de l'outil de nettoyage de conversation sur Outlook ? Vous pouvez essayer d'utiliser cet outil de temps en temps pour garder votre boîte de réception propre et organisée avec uniquement des copies uniques des e-mails.
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