Microsoft Teams: Chatten met externe gebruikers zonder gasten toe te voegen

Je kunt in Microsoft Teams met externe gebruikers chatten zonder ze als gast toe te voegen door gebruik te maken van externe toegang. Start een nieuwe chat, voer het volledige Teams-e-mailadres van de persoon in, selecteer hun externe account en verstuur een bericht. Voor contactpersonen op het werk of school binnen een andere organisatie moeten beide organisaties de communicatie toestaan.

Externe toegang versus gasttoegang: wat zijn de verschillen?

Externe toegang, ook wel federatie genoemd, stelt gebruikers in staat om te communiceren met hun bestaande accounts. Gasttoegang creëert een gastidentiteit in de Microsoft Entra-directory van uw organisatie. Een ander e-mailachtervoegsel bepaalt op zich niet welke toegangsmethode iemand heeft.

Externe gebruikers zijn niet beperkt tot één-op-één-gesprekken en kunnen worden uitgenodigd voor vergaderingen. Gasttoegang is handig wanneer iemand doorlopend toegang nodig heeft tot de kanalen en resources van een team. Bekijk de vergelijking tussen externe toegang en gasttoegang van Microsoft .

Hoe chat je met een externe Teams-gebruiker?

Gebruik Teams met je werk- of schoolaccount. Knopnamen kunnen verschillen tussen interfaceversies.

1. Open een nieuw gesprek. Selecteer Chat en vervolgens de knop Nieuw bericht of Nieuwe chat om een ​​nieuw bericht te schrijven .
2. Voer het volledige e-mailadres in. Gebruik het adres dat is gekoppeld aan het Teams-account van de ontvanger, in plaats van alleen op naam te zoeken.
3. Selecteer het juiste resultaat. Controleer de identiteit van de persoon en het label 'Extern' voordat u verdergaat.
4. Schrijf en verstuur je bericht. Stel jezelf voor en leg uit waarom je contact opneemt. De ontvanger moet het berichtverzoek mogelijk accepteren.

Om een ​​groepsgesprek te starten, voer je de e-mailadressen van de andere deelnemers in de nieuwe chat in voordat je je bericht verzendt. Externe deelnemers moeten Teams of Teams Free gebruiken. De instructies voor externe chats van Microsoft leggen uit welke opties worden ondersteund.

Wat een beheerder nodig heeft om dit in te schakelen

Een teameigenaar heeft niet automatisch de bevoegdheid om de externe toegang voor de hele organisatie te wijzigen. Vraag uw Teams-beheerder om te controleren onder Gebruikers > Externe toegang in het Teams-beheercentrum. Zowel de organisatie-instellingen als het beleid dat aan uw gebruiker is toegewezen, moeten externe communicatie toestaan.

Voor een beperkte whitelist selecteert de beheerder ' Alleen specifieke externe domeinen toestaan' , kiest ' Externe domeinen toevoegen' , voert het domein van de partner in en selecteert 'Klaar' . Een whitelist blokkeert domeinen die niet in de lijst staan. De partnerorganisatie moet ook communicatie met uw organisatie toestaan.

Kun je chatten met iemand via Gmail of een persoonlijk account?

Mogelijk, maar het toevoegen van gmail.com aan een whitelist voor organisatiedomeinen maakt niet elk Gmail-adres bereikbaar. Voor gratis Teams-accounts moet de beheerder de optie ' Mensen in mijn organisatie kunnen communiceren met niet-beheerde Teams-accounts' controleren. Een aparte optie bepaalt of die accounts contact kunnen opnemen.

Raadpleeg de handleiding voor externe toegangsinstellingen van Microsoft om de configuratie voor het accounttype van de ontvanger te controleren.

Kun je via een e-mailuitnodiging een gastaccount aanmaken?

Wees voorzichtig met contactpersonen die geen deel uitmaken van Microsoft 365, waaronder persoonlijke e-mailadressen. Microsoft beschrijft ook de functie 'Chatten met mensen die geen Teams gebruiken (preview)' , waarmee je iemand per e-mail kunt uitnodigen en een B2B-gastidentiteit kunt aanmaken of hergebruiken , zelfs zonder de persoon aan een team toe te voegen.

Die functionaliteit staat los van federatie. De documentatie, gecontroleerd op 1 november 2026, is aangeduid als 'Preview' en de beschikbaarheid is afhankelijk van de organisatie-instellingen. Ga er niet van uit dat een uitnodiging via e-mail automatisch betekent dat er geen gastaccount wordt aangemaakt. Als het vermijden van gasten essentieel is, vraag dan uw beheerder om te bevestigen welk identiteitsmodel van toepassing is; het label 'Extern' alleen is onvoldoende.

Waarom kun je een externe gebruiker niet vinden of een bericht sturen?

• Controleer het e-mailadres van het account. Vraag de ontvanger welk e-mailadres hij of zij gebruikt om in te loggen op Teams.
• Laat de IT-afdeling de toegang controleren. Deel het e-mailadres van de ontvanger en de exacte foutmelding, zodat uw beheerder de beperkingen kan onderzoeken.
• Controleer de uitnodiging. De ontvanger heeft mogelijk een verzoek afgewezen of de afzender geblokkeerd.

Bij aanhoudende zoekfouten kunnen beheerders de Teams Federation-diagnose van Microsoft of de Teams Federation- en interoperabiliteitstest uitvoeren. De handleiding voor probleemoplossing voor externe contactpersonen vermeldt beschikbaarheidsbeperkingen en legt de resultaten uit.

Ontvangers kunnen verzoeken bekijken, accepteren of blokkeren; raadpleeg de richtlijnen van Microsoft voor het accepteren of blokkeren van externe verzoeken . Controleer onverwachte contacten via een bekend communicatiekanaal voordat u gevoelige informatie verzendt.