Cum să utilizați Combinarea corespondenței în Word pentru a crea scrisori, etichete și plicuri

Îmbinarea corespondenței este o funcție Microsoft Word care vă ajută să simplificați crearea de scrisori personalizate, etichete, plicuri, e-mailuri și un director. Deoarece îmbinarea corespondenței nu se numără printre cele mai frecvent utilizate funcții MS Word, este posibil ca unii utilizatori să nu știe cum să facă o îmbinare a corespondenței în Word pentru a crea scrisori, etichete și plicuri. 

Dacă încercați să economisiți timpul petrecut cu personalizarea manuală a fiecărei litere, etichete sau alte documente, îmbinarea corespondenței poate fi utilă. Chiar dacă nu ați încercat niciodată să creați o scrisoare de îmbinare prin corespondență, procesul este destul de simplu și vă ghidăm prin fiecare pas de mai jos.

Cum se creează scrisori de îmbinare prin corespondență

Microsoft Word are un expert care vă ghidează prin crearea scrisorilor de îmbinare a corespondenței . Expertul vă va cere scrisoarea pe care doriți să o utilizați și destinatarii scrisorii pe parcurs, așa că asigurați-vă că aveți o listă de destinatari gata de inserat. Dacă nu o faceți, nu mare lucru, puteți adăuga oricând o listă de destinatari manual.

1. Deschideți un document Word și introduceți mesajul. Omite elementele personalizate (de exemplu, titlu, nume, oraș etc.). Deocamdată, puteți lăsa un spațiu liber pentru locul unde doriți să inserați aceste elemente, astfel:

1. Când șablonul dvs. este gata, selectați Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard din panglica de sus.

1. Un nou panou va apărea de-a lungul marginii din dreapta a ferestrei MS Word. Acesta este vrăjitorul care vă va ghida prin proces. Ca prim pas, va trebui să selectați tipul de document la care lucrați. Selectați Litere și alegeți Următorul: document de pornire .

1. Va trebui să alegeți documentul pe care doriți să îl utilizați pentru îmbinarea corespondenței în următorul.
   Dacă ați introdus deja conținut pentru scrisoarea dvs., selectați Folosiți documentul curent .
   Dacă doriți să utilizați un șablon gata de utilizare, selectați Începeți dintr-un șablon. Când ați ales un document de pornire, faceți clic pe Selectați destinatarii . 

1. Următorul pas este selectarea destinatarilor. Presupunând că aveți o foaie Excel populată cu datele destinatarului, puteți importa datele selectând opțiunea Utilizați un fișier existent și selectând Răsfoire din secțiunea ulterioară. 

Navigați la foaia care conține lista de destinatari utilizând exploratorul, selectați foaia și selectați Deschidere . 

Când selectați foaia, veți vedea fereastra Selectați tabel . Selectați tabelele relevante. Asigurați-vă că bifați caseta de lângă textul Primul rând de date conține anteturi de coloană dacă acest lucru este valabil pentru datele dvs. și selectați OK .

Apoi, veți vedea lista de destinatari pe care Word îi va folosi în îmbinare. Dacă totul arată bine, selectați OK . 

După ce ați adăugat foaia Excel, selectați Următorul: scrieți scrisoarea .

1. Acum sunteți gata să adăugați substituenți în scrisoarea dvs. Aduceți cursorul acolo unde doriți să adăugați substituent și selectați Mai multe articole din panoul de îmbinare a corespondenței.

Se va deschide caseta de dialog Inserare câmp de îmbinare de unde puteți selecta substituentul relevant și selectați Inserare pentru a-l adăuga la scrisoarea dvs.

1. După ce ați inserat toate câmpurile de îmbinare, selectați Următorul: previzualizați literele .

Aceasta vă va afișa o previzualizare a tuturor scrisorilor generate prin îmbinare prin corespondență. Puteți utiliza butoanele săgeți din panoul de îmbinare a corespondenței pentru a comuta previzualizarea literelor.

1. Selectați Următorul: finalizați îmbinarea . În pasul următor, selectați fie Imprimare (dacă doriți să tipăriți toate literele) fie Editați literele individuale > Toate (dacă aveți de gând să îmbinați literele într-un singur document).

Cum se creează etichete de îmbinare prin corespondență

Este întotdeauna o idee bună să compilați lista de corespondență ordonată într-o foaie Excel, astfel încât să nu vă simțiți amețiți când aveți nevoie de detaliile de corespondență ale cuiva. Cu toate acestea, dacă doriți să imprimați etichetele, compilația de foi Excel nu o va tăia. În schimb, va trebui să creați etichete de îmbinare a corespondenței pe MS Word.

1. Dacă aveți deja o foaie Excel cu detalii de corespondență, puteți sări peste pasul următor. Dacă nu, organizați-vă lista de corespondență pe o foaie Excel. Adăugați câteva anteturi (Prenume, Nume, Adresă etc.) și sortați lista.
2. Treceți la MS Word. Utilizați expertul pentru crearea etichetelor. Deschideți un document gol și selectați Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard . 

1. Selectați Etichete și apoi Următorul: document de pornire . 

1. Pe ecranul următor, selectați Schimbați aspectul documentului . Apoi, selectați Opțiuni de etichetă pentru a seta numărul produsului și marca etichetei.

După ce selectați OK , veți vedea etichetele subliniate pe documentul dvs. Dacă nu, accesați Table Design > Borders și selectați View Gridlines.

1. Reveniți la fila Mailings din MS Word și selectați Selectați Destinatari > Utilizați o listă existentă. 

Navigați la fișierul Excel care conține lista de e-mail. Selectați fișierul și selectați Deschidere .

1. Veți vedea fereastra Selectați tabel . Dacă aveți mai multe foi în registrul de lucru, veți vedea mai multe elemente aici. Selectați-l pe cel care conține lista dvs. de corespondență. Bifați caseta de lângă textul Primul rând de date conține anteturi de coloană și selectați OK . 

1. MS Word importă lista de corespondență. Selectați Bloc de adrese . Uită-te la previzualizarea din dreapta. 

Dacă nu arată așa cum doriți, selectați Potriviți câmpuri. Asigurați-vă că toate detaliile corespund unui antet adecvat din foaia de lucru și selectați OK .

Privește din nou previzualizarea. Dacă arată bine, selectați OK .

1. Veți vedea acum > în etichetă. Accesați E- mailuri > Actualizați etichete pentru a adăuga > la toate etichetele.

1. Etichetele sunt acum gata pentru a fi îmbinate. Accesați Trimiteri prin corespondență > Terminare și îmbinare > Editați documente individuale . 

Veți vedea o fereastră mică. Selectați Toate și apoi OK .

1. Acum veți vedea toate etichetele îmbinate.

Cum se creează plicuri de îmbinare prin corespondență

Crearea plicurilor de îmbinare prin corespondență este în mare parte aceeași cu cea pentru etichete, dar cu câteva modificări. 

Din nou, faceți clic pe Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , dar de data aceasta, selectați Plicuri și apoi selectați Următorul: Document de pornire din partea de jos.

1. Vi se va cere să selectați un document de pornire. Selectați Opțiuni plic pentru a selecta dimensiunea plicului și poziția adresei de livrare/retur (consultați pasul următor) și selectați Următorul: Selectați destinatari .

1. Când selectați Opțiuni plic , veți vedea o fereastră mică. Selectați dimensiunea preferată a plicului și selectați fontul și locația pentru livrare și adresa de retur.

1. Următorul pas în asistent este selectarea destinatarilor. Selectați Utilizați o listă existentă (presupunând că aveți deja o foaie Excel care conține datele destinatarului) și selectați Răsfoire pentru a căuta fișierul . Selectați fișierul relevant și faceți clic pe Următorul: aranjați plicul . 

1. Pe următorul ecran, selectați Blocare adrese , uitați-vă la previzualizare pentru a vă asigura că arată așa cum doriți și selectați OK .

Veți vedea acum > să apară pe plic. 

1. Selectați Următorul: previzualizați plicurile . Veți vedea aceeași previzualizare pe care ați văzut-o la pasul anterior, dar pe documentul dvs. Puteți utiliza butoanele săgeată din panoul expert pentru a comuta între plicuri.

Plicurile dvs. sunt acum gata pentru a fi îmbinate. Selectați Următorul: finalizați îmbinarea .

1. Pe următorul ecran, veți vedea o opțiune pentru a edita plicuri individuale . Selectați-l, selectați Toate pentru a îmbina toate înregistrările și selectați OK .

Acum veți vedea toate plicurile îmbinate într-un singur document.

Imprimare în vrac și e-mailuri simplificate

Folosirea îmbinării corespondenței vă poate economisi o mulțime de timp pe care altfel l-ați petrece personalizând scrisorile, etichetele sau plicurile. Totuși, asta nu este tot ce poți face cu MS Word. De asemenea, puteți crea felicitări , broșuri și cartonașe .

Îmbinarea corespondenței există de ceva vreme, dar dacă doriți să vă eficientizați procesele, Microsoft Office 2019 a introdus câteva caracteristici bune la care poate doriți să le analizați.