Как делиться файлами Microsoft Teams и управлять ими в канале

Чтобы обмениваться файлами Microsoft Teams и управлять ими в канале , откройте канал, выберите «Общие» и, если доступно, выберите «В библиотеке» . Оттуда вы можете загружать документы, упорядочивать папки и делиться ссылками с соответствующими правами доступа. В некоторых клиентах эта вкладка по-прежнему называется « Файлы» .

Данная инструкция описывает использование Teams для работы или учебы на настольных компьютерах и в веб-версии. Меню различаются в зависимости от версии и прав доступа. Иллюстрации показывают упрощенные варианты отображения; используйте соответствующие элементы управления в своем приложении.

Файлы каналов хранятся в SharePoint. Стандартные каналы используют папки на сайте команды; частные и общие каналы имеют отдельные сайты. Файлы, загруженные в индивидуальные или групповые чаты, хранятся в OneDrive для бизнеса отправителя. Microsoft объясняет эту связь между Teams и SharePoint .

1. Откройте файловую библиотеку канала.

1. Откройте команду и выберите канал.
2. Вверху выберите «Общие» .
3. Выберите «В библиотеке» , чтобы просмотреть сохраненные файлы и папки.

В режиме просмотра «В сообщениях» отображаются элементы, которыми поделились участники переписки. Переключитесь в библиотеку, когда вам потребуется управление папками, как описано в руководстве Microsoft по обмену файлами .

2. Создайте папки или новые документы.

1. Откройте библиотеку или папку, к которой относится этот элемент.
2. Выберите «Создать» > «Папка» , введите описательное имя и нажмите «Создать» .

Используйте одно и то же меню «Создать» для создания доступного документа Word, рабочей книги Excel или презентации PowerPoint. Храните связанные файлы вместе и избегайте глубокой вложенности папок. Инструкции Microsoft по работе с контентом каналов описывают эти параметры.

3. Загрузите файлы в нужную папку.

1. Сначала откройте целевую папку.
2. Выберите «Загрузка» > «Файлы» или «Загрузить», если подменю не отображается.
3. Выберите нужные документы и нажмите «Открыть» . Дождитесь завершения загрузки.

Вы также можете перетаскивать файлы в библиотеку. Загрузка в канал делает их доступными для участников канала. Для создания обсуждения прикрепите файл к публикации в канале или вставьте существующую ссылку на него.

4. Загрузите всю папку целиком.

1. В целевой библиотеке выберите «Загрузить» > «Папка» .
2. Выберите локальную папку и подтвердите запрос на загрузку в браузере, если он отображается.
3. Дождитесь завершения процесса, затем откройте загруженную папку, чтобы проверить ее содержимое.

Если функция «Открыть папку» недоступна, выберите «Открыть в SharePoint» на панели инструментов библиотеки или в дополнительном меню и попробуйте там. При загрузке папок сохраняется иерархия; время передачи зависит от размера файлов и скорости вашего интернет-соединения.

5. Перемещайте, копируйте или переименовывайте файлы.

1. Выберите пункт меню «Дополнительные параметры» (...) в файле .
2. Выберите «Переместить в» или «Скопировать в» , затем выберите место назначения и подтвердите.

Используйте функцию «Переименовать», если вам нужно только более понятное имя файла. Функция «Переместить» перемещает элемент; функция «Копировать» создает еще одну копию. Чтобы ссылаться на один документ в нескольких каналах, поделитесь ссылкой на него вместо создания дубликатов. См. инструкции Microsoft по перемещению и копированию .

6. Делитесь ссылками и проверяйте доступ.

1. Выберите файл или папку, затем нажмите «Поделиться» .
2. Просмотрите целевую аудиторию и выберите «Можно просматривать» или «Можно редактировать» в зависимости от ситуации.
3. Выберите «Скопировать ссылку» и вставьте её в своё сообщение.

Наличие существующих прав доступа не означает предоставление новых разрешений. Используйте раздел «Управление доступом» , чтобы проверить получателей и ссылки. Ссылка, предназначенная только для просмотра, не отменяет существующие права на редактирование. Копирование ссылки не гарантирует, что ее смогут открыть все.

В зависимости от типа канала и политики организации, возможен обмен файлами за пределами канала. Файлы, доступные через общий канал, нельзя передавать пользователям сторонних организаций, не являющимся участниками канала. Настройки общего доступа и разрешений Microsoft объясняют варианты выбора ссылок.

7. Закрепите важные файлы.

1. Выберите «Открыть в SharePoint», если эта команда недоступна в Teams.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по файлу или папке и выберите «Закрепить вверху» .

SharePoint отображает выделенный ярлык над списком. Закрепление относится только к конкретной папке или представлению библиотеки, поддерживает до трех элементов и не изменяет права доступа. Используйте функцию «Открепить» , чтобы удалить выделение. См. инструкции Microsoft по закреплению .

8. Получите доступ к файлам канала со своего компьютера.

1. Откройте библиотеку в SharePoint.
2. При наличии такой возможности выберите «Добавить ярлык в OneDrive» или «Синхронизировать» .
3. Для синхронизации разрешите OneDrive открыть и завершить настройку с вашей рабочей или учебной учетной записью.

Microsoft рекомендует использовать ярлыки OneDrive, если они доступны, поскольку они работают на разных устройствах. Синхронизация подключает библиотеку к конкретному компьютеру. Ни одна из этих команд не является просто кнопкой обновления для Teams.

Почему файлы отсутствуют или доступ к ним запрещен?

Проверьте канал, папку и учетную запись, вошедшую в систему, затем снова откройте библиотеку в SharePoint. Подтвердите завершение загрузки. При ошибках доступа попросите владельца проверить членство и права доступа к файлам. При проблемах с локальной синхронизацией проверьте состояние OneDrive. Избегайте удаления и повторной загрузки общих документов в качестве первого шага: это может нарушить работу соавторов и существующие ссылки.