So verwenden Sie den Seriendruck in Word zum Erstellen von Briefen, Etiketten und Umschlägen

Der Seriendruck ist eine Funktion von Microsoft Word, mit der Sie die Erstellung personalisierter Briefe, Etiketten, Umschläge, E-Mails und eines Verzeichnisses optimieren können. Da der Seriendruck nicht zu den am häufigsten verwendeten Funktionen von MS Word gehört, wissen einige Benutzer möglicherweise nicht, wie man einen Seriendruck in Word durchführt, um Briefe, Etiketten und Umschläge zu erstellen. 

Wenn Sie versuchen, Zeit zu sparen, die Sie für die manuelle Personalisierung jedes Briefes, Etiketts oder anderer Dokumente aufgewendet haben, kann sich der Seriendruck als nützlich erweisen. Auch wenn Sie noch nie versucht haben, einen Serienbrief zu erstellen, ist der Vorgang ziemlich einfach, und wir führen Sie unten durch jeden Schritt.

So erstellen Sie Serienbriefe

Microsoft Word verfügt über einen Assistenten, der Sie durch das Erstellen von Serienbriefen führt . Der Assistent fragt unterwegs nach dem Brief, den Sie verwenden möchten, und nach den Empfängern des Briefs. Stellen Sie also sicher, dass Sie eine Empfängerliste zum Einfügen bereit haben. Wenn Sie dies nicht tun, kein Problem, Sie können jederzeit manuell eine Empfängerliste hinzufügen.

1. Öffnen Sie ein Word-Dokument und geben Sie Ihre Nachricht ein. Lassen Sie die personalisierten Elemente (z. B. Titel, Name, Stadt usw.) weg. Im Moment könnten Sie einfach ein Leerzeichen für die Stelle lassen, an der Sie diese Elemente einfügen möchten, etwa so:

1. Wenn Ihre Vorlage fertig ist, wählen Sie im oberen Menüband Sendungen > Seriendruck starten > Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent aus .

1. Am rechten Rand Ihres MS Word-Fensters wird ein neues Fenster angezeigt. Dies ist der Assistent, der Sie durch den Vorgang führt. Als ersten Schritt müssen Sie den Dokumenttyp auswählen, an dem Sie arbeiten. Markieren Sie Briefe und wählen Sie Weiter: Ausgangsdokument .

1. Im nächsten Schritt müssen Sie das Dokument auswählen, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten.
   Wenn Sie bereits einige Inhalte für Ihren Brief eingegeben haben, wählen Sie Aktuelles Dokument verwenden aus .
   Wenn Sie eine gebrauchsfertige Vorlage verwenden möchten, wählen Sie Von einer Vorlage starten aus. Wenn Sie ein Ausgangsdokument ausgewählt haben, klicken Sie auf Empfänger auswählen . 

1. Im nächsten Schritt wählen Sie die Empfänger aus. Angenommen, Sie haben eine Excel-Tabelle mit den Empfängerdaten gefüllt, können Sie die Daten importieren, indem Sie die Option Vorhandene Datei verwenden auswählen und im folgenden Abschnitt  Durchsuchen auswählen.

Navigieren Sie mit dem Explorer zu dem Blatt mit der Empfängerliste, wählen Sie das Blatt aus und wählen Sie Öffnen . 

Wenn Sie das Blatt auswählen, sehen Sie das Fenster „Tabelle auswählen“ . Wählen Sie die entsprechende(n) Tabelle(n) aus. Aktivieren Sie unbedingt das Kontrollkästchen neben dem Text Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften, wenn dies auf Ihre Daten zutrifft, und wählen Sie OK aus .

Als Nächstes sehen Sie die Liste der Empfänger, die Word in Ihrer Zusammenführung verwenden wird. Wenn alles gut aussieht, wählen Sie OK . 

Wenn Sie die Excel-Tabelle hinzugefügt haben, wählen Sie Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief .

1. Jetzt können Sie Ihrem Brief Platzhalter hinzufügen. Bewegen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Platzhalter hinzufügen möchten, und wählen Sie im Seriendruckbereich Weitere Elemente aus.

Das Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen wird geöffnet, in dem Sie den entsprechenden Platzhalter auswählen und Einfügen auswählen können , um ihn Ihrem Brief hinzuzufügen.

1. Wenn Sie alle Briefvorlagenfelder eingefügt haben, wählen Sie Weiter: Vorschau Ihrer Briefe aus .

Dies zeigt Ihnen eine Vorschau aller per Seriendruck erstellten Briefe. Sie können die Pfeilschaltflächen im Seriendruckbereich verwenden, um die Vorschau der Briefe umzuschalten.

1. Wählen Sie Weiter: Zusammenführung abschließen aus . Wählen Sie im nächsten Schritt entweder Drucken (wenn Sie alle Briefe drucken möchten) oder Einzelne Briefe bearbeiten > Alle (wenn Sie die Briefe zu einem einzigen Dokument zusammenführen möchten).

So erstellen Sie Serienbriefetiketten

Es ist immer eine gute Idee, Ihre Mailingliste ordentlich in einer Excel-Tabelle zusammenzustellen, damit Ihnen nicht schwindelig wird, wenn Sie die Mailing-Details von jemandem brauchen. Wenn Sie die Etiketten jedoch drucken möchten, schneidet Ihre Excel-Tabellenzusammenstellung nicht ab. Stattdessen müssen Sie Serienbriefetiketten in MS Word erstellen.

1. Wenn Sie bereits eine Excel-Tabelle mit Versanddetails haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn nicht, organisieren Sie Ihre Mailingliste in einer Excel-Tabelle. Fügen Sie einige Überschriften hinzu (Vorname, Nachname, Adresse usw.) und sortieren Sie Ihre Liste.
2. Wechseln Sie zu MS Word. Verwenden Sie den Assistenten zum Erstellen von Etiketten. Öffnen Sie ein leeres Dokument und wählen Sie Sendungen > Seriendruck auswählen > Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent . 

1. Wählen Sie Labels und dann Next: Starting document . 

1. Wählen Sie auf dem nächsten Bild Dokumentlayout ändern . Wählen Sie als Nächstes Etikettenoptionen aus, um Ihre Produktnummer und Etikettenmarke festzulegen.

Nachdem Sie auf OK geklickt haben , sehen Sie die umrissenen Beschriftungen auf Ihrem Dokument. Wenn nicht, gehen Sie zu Tabellendesign > Rahmen und wählen Sie Gitternetzlinien anzeigen.

1. Gehen Sie in MS Word zurück zur Registerkarte Mailings und wählen Sie Empfänger auswählen > Vorhandene Liste verwenden. 

Navigieren Sie zu der Excel-Datei, die die Mailingliste enthält. Wählen Sie die Datei und dann Öffnen aus .

1. Sie sehen das Fenster Tabelle auswählen . Wenn Sie mehrere Blätter in Ihrer Arbeitsmappe haben, sehen Sie hier mehr als ein Element. Wählen Sie diejenige aus, die Ihre Mailingliste enthält. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Text Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften, und wählen Sie OK aus . 

1. MS Word importiert die Mailingliste. Adressblock auswählen . Sehen Sie sich die Vorschau rechts an. 

Wenn es nicht wie gewünscht aussieht, wählen Sie „ Felder abgleichen“. Stellen Sie sicher, dass alle Details einer entsprechenden Überschrift aus Ihrem Arbeitsblatt entsprechen, und wählen Sie OK aus .

Sehen Sie sich die Vorschau noch einmal an. Wenn es gut aussieht, wählen Sie OK .

1. Sie sehen jetzt > im Etikett. Gehen Sie zu Sendungen > Etiketten aktualisieren , um > allen Etiketten hinzuzufügen .

1. Die Etiketten können jetzt zusammengeführt werden. Gehen Sie zu Mailings > Fertig stellen und zusammenführen > Einzelne Dokumente bearbeiten . 

Sie werden sehen, dass ein kleines Fenster auftaucht. Wählen Sie Alle und dann OK .

1. Sie sehen jetzt alle Ihre Labels zusammengeführt.

So erstellen Sie Serienbriefumschläge

Das Erstellen von Serienbriefumschlägen ist im Wesentlichen dasselbe wie das für Etiketten, jedoch mit einigen Anpassungen. 

Klicken Sie erneut auf Sendungen > Seriendruck starten > Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistent , aber wählen Sie diesmal Umschläge und dann Weiter: Dokument von unten starten.

1. Sie werden aufgefordert, ein Startdokument auszuwählen. Wählen Sie Umschlagoptionen, um Umschlaggröße und Position der Liefer-/Rücksendeadresse auszuwählen (siehe nächster Schritt), und wählen Sie Weiter: Empfänger auswählen .

1. Wenn Sie Umschlagoptionen auswählen , wird ein kleines Fenster eingeblendet. Wählen Sie Ihre bevorzugte Umschlaggröße und wählen Sie die Schriftart und die Platzierung für Liefer- und Absenderadresse.

1. Der nächste Schritt im Assistenten besteht darin, Empfänger auszuwählen. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden (vorausgesetzt, Sie haben bereits eine Excel-Tabelle mit den Empfängerdaten) und wählen Sie Durchsuchen , um nach der Datei zu suchen . Wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken Sie auf Weiter: Briefumschlag arrangieren . 

1. Wählen Sie auf Ihrem nächsten Bildschirm Adressblock aus, sehen Sie sich die Vorschau an, um sicherzustellen, dass sie wie gewünscht aussieht, und wählen Sie OK aus .

Auf dem Umschlag erscheint jetzt > . 

1. Wählen Sie Weiter: Vorschau Ihrer Umschläge aus . Sie sehen dieselbe Vorschau wie im vorherigen Schritt, aber auf Ihrem Dokument. Sie können die Pfeilschaltflächen im Assistentenbereich verwenden, um zwischen Umschlägen zu wechseln.

Ihre Umschläge können jetzt zusammengeführt werden. Wählen Sie Weiter: Zusammenführung abschließen aus .

1. Auf dem folgenden Bildschirm sehen Sie eine Option zum Bearbeiten einzelner Umschläge . Wählen Sie es aus, wählen Sie Alle aus, um alle Datensätze zusammenzuführen, und wählen Sie OK aus .

Sie sehen jetzt alle Umschläge zu einem einzigen Dokument zusammengeführt.

Massendruck und E-Mails leicht gemacht

Durch die Verwendung des Seriendrucks können Sie eine Menge Zeit sparen, die Sie sonst mit dem Anpassen Ihrer Briefe, Etiketten oder Umschläge verbringen würden. Das ist jedoch nicht alles, was Sie mit MS Word tun können. Sie können auch Grußkarten , Broschüren und Karteikarten erstellen .

Seriendruck gibt es schon seit einiger Zeit, aber wenn Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten möchten, hat Microsoft Office 2019 einige nette Funktionen eingeführt, die Sie sich vielleicht ansehen sollten.