Come utilizzare la stampa unione in Word per creare lettere, etichette e buste

La stampa unione è una funzionalità di Microsoft Word che consente di semplificare la creazione di lettere, etichette, buste, e-mail personalizzate e una directory. Poiché la stampa unione non è tra le funzionalità di MS Word più comunemente utilizzate, alcuni utenti potrebbero non sapere come eseguire una stampa unione in Word per creare lettere, etichette e buste. 

Se stai cercando di risparmiare tempo per personalizzare manualmente ogni lettera, etichetta o altri documenti, la stampa unione può tornare utile. Anche se non hai mai provato a creare una lettera di stampa unione, il processo è piuttosto semplice e ti guidiamo attraverso ogni passaggio di seguito.

Come creare lettere di stampa unione

Microsoft Word dispone di una procedura guidata che guida l'utente nella creazione di lettere di stampa unione . La procedura guidata ti chiederà la lettera che desideri utilizzare e i destinatari della lettera lungo il percorso, quindi assicurati di avere un elenco di destinatari pronto da inserire. In caso contrario, niente di grave, puoi sempre aggiungere manualmente un elenco di destinatari.

1. Apri un documento Word e digita il tuo messaggio. Tralasciare gli elementi personalizzati (ad esempio, titolo, nome, città, ecc.). Per ora, puoi semplicemente lasciare uno spazio vuoto dove vuoi inserire questi elementi, in questo modo:

1. Quando il modello è pronto, seleziona Lettere > Avvia stampa unione > Creazione guidata stampa unione dettagliata dalla barra multifunzione in alto.

1. Un nuovo riquadro apparirà lungo il bordo destro della finestra di MS Word. Questa è la procedura guidata che ti guiderà attraverso il processo. Come primo passo, dovrai selezionare il tipo di documento su cui stai lavorando. Seleziona Lettere e scegli Successivo: Documento iniziale .

1. Dovrai scegliere il documento che desideri utilizzare per la stampa unione nel prossimo.
   Se hai già digitato alcuni contenuti per la tua lettera, seleziona Usa il documento corrente .
   Se desideri utilizzare un modello pronto all'uso, seleziona Inizia da un modello. Quando hai scelto un documento di partenza, fai clic su Seleziona destinatari . 

1. Il passaggio successivo consiste nella selezione dei destinatari. Supponendo di avere un foglio Excel popolato con i dati del destinatario, è possibile importare i dati selezionando l' opzione Usa un file esistente e selezionando Sfoglia dalla sezione successiva. 

Passare al foglio contenente l'elenco dei destinatari utilizzando l'explorer, selezionare il foglio e selezionare Apri . 

Quando selezioni il foglio, vedrai la finestra Seleziona tabella . Seleziona la tabella o le tabelle pertinenti. Assicurati di selezionare la casella accanto al testo La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna se questo è vero per i tuoi dati e seleziona OK .

Successivamente, vedrai l'elenco dei destinatari che Word utilizzerà nella tua unione. Se tutto sembra a posto, seleziona OK . 

Dopo aver aggiunto il foglio Excel, seleziona Avanti: Scrivi la tua lettera .

1. Ora sei pronto per aggiungere segnaposto nella tua lettera. Porta il cursore nel punto in cui desideri aggiungere il segnaposto e seleziona Altri elementi dal riquadro Stampa unione.

Si aprirà la finestra di dialogo Inserisci campo unione da cui è possibile selezionare il segnaposto pertinente e selezionare Inserisci per aggiungerlo alla lettera.

1. Dopo aver inserito tutti i campi di unione, seleziona Avanti: visualizza in anteprima le tue lettere .

Questo ti mostrerà un'anteprima di tutte le lettere generate con la stampa unione. È possibile utilizzare i pulsanti freccia nel riquadro Stampa unione per cambiare l'anteprima delle lettere.

1. Seleziona Successivo: completa l'unione . Nel passaggio successivo, seleziona Stampa (se desideri stampare tutte le lettere) o Modifica singole lettere > Tutto (se intendi unire le lettere in un unico documento).

Come creare etichette di stampa unione

È sempre una buona idea compilare la tua mailing list in modo ordinato in un foglio Excel in modo da non avere le vertigini quando hai bisogno dei dettagli di posta di qualcuno. Tuttavia, se desideri stampare le etichette, la tua compilazione del foglio Excel non lo taglierà. Invece, dovrai creare etichette di stampa unione su MS Word.

1. Se disponi già di un foglio Excel con i dettagli della spedizione, puoi saltare al passaggio successivo. In caso contrario, organizza la tua mailing list su un foglio Excel. Aggiungi alcune intestazioni (Nome, Cognome, Indirizzo, ecc.) e ordina la tua lista.
2. Passa a MS Word. Utilizzare la procedura guidata per la creazione di etichette. Apri un documento vuoto e seleziona Lettere > Seleziona stampa unione > Creazione guidata stampa unione dettagliata . 

1. Selezionare Etichette e quindi Successivo: documento iniziale . 

1. Nella schermata successiva, seleziona Modifica layout documento . Successivamente, seleziona Opzioni etichetta per impostare il numero del prodotto e la marca dell'etichetta.

Dopo aver selezionato OK , vedrai le etichette delineate sul tuo documento. In caso contrario, vai su Struttura tabella > Bordi e seleziona Visualizza griglia.

1. Torna alla scheda Lettere in MS Word e seleziona Seleziona destinatari > Usa un elenco esistente. 

Passare al file Excel contenente l'elenco di posta. Seleziona il file e seleziona Apri .

1. Vedrai la finestra Seleziona tabella . Se hai più fogli nella tua cartella di lavoro, qui vedrai più di un elemento. Seleziona quello che contiene la tua mailing list. Seleziona la casella accanto al testo La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna e seleziona OK . 

1. MS Word importa la mailing list. Seleziona Blocco indirizzi . Guarda l'anteprima a destra. 

Se non ha l'aspetto desiderato, seleziona Abbina campi. Assicurati che tutti i dettagli corrispondano a un'intestazione appropriata del tuo foglio di lavoro e seleziona OK .

Guarda di nuovo l'anteprima. Se sembra buono, seleziona OK .

1. Ora vedrai > nell'etichetta. Vai a Lettere > Aggiorna etichette da aggiungere > a tutte le etichette.

1. Le etichette sono ora pronte per essere unite. Andare a Lettere > Termina e unisci > Modifica singoli documenti . 

Vedrai apparire una piccola finestra. Seleziona Tutto e poi OK .

1. Ora vedrai tutte le tue etichette unite.

Come creare buste di stampa unione

La creazione di buste per la stampa unione è per lo più la stessa di quella per le etichette, ma con alcune modifiche. 

Di nuovo, fai clic su Lettere > Avvia stampa unione > Creazione guidata stampa unione dettagliata , ma questa volta seleziona Buste , quindi seleziona Avanti: Avvio del documento dal basso.

1. Ti verrà chiesto di selezionare un documento iniziale. Selezionare Opzioni busta per selezionare le dimensioni della busta e la posizione dell'indirizzo di consegna/restituzione (fare riferimento al passaggio successivo), quindi selezionare Avanti: Seleziona destinatari .

1. Quando selezioni Opzioni busta , vedrai apparire una piccola finestra. Seleziona la dimensione della busta preferita e seleziona il carattere e il posizionamento per la consegna e l'indirizzo di ritorno.

1. Il passaggio successivo della procedura guidata consiste nella selezione dei destinatari. Selezionare Usa un elenco esistente (supponendo che si disponga già di un foglio Excel contenente i dati del destinatario) e selezionare Sfoglia per cercare il file . Seleziona il file pertinente e fai clic su Avanti: Disponi la tua busta . 

1. Nella schermata successiva, seleziona Blocco indirizzi , controlla l'anteprima per assicurarti che appaia come desideri e seleziona OK .

Ora vedrai > comparire sulla busta. 

1. Seleziona Successivo: visualizza in anteprima le tue buste . Vedrai la stessa anteprima che hai visto nel passaggio precedente ma sul tuo documento. È possibile utilizzare i pulsanti freccia nel riquadro della procedura guidata per passare da una busta all'altra.

Le tue buste sono ora pronte per essere unite. Seleziona Successivo: completa l'unione .

1. Nella schermata seguente, vedrai un'opzione per modificare singole buste . Selezionalo, seleziona Tutto per unire tutti i record e seleziona OK .

Ora vedrai tutte le buste unite in un unico documento.

Stampa di massa ed e-mail semplificate

L'uso della stampa unione può farti risparmiare un sacco di tempo che altrimenti spenderesti per personalizzare lettere, etichette o buste. Tuttavia, non è tutto ciò che puoi fare con MS Word. È inoltre possibile creare biglietti di auguri , opuscoli e schede indice .

La stampa unione è in circolazione da un po' di tempo, ma se stai cercando di rendere efficienti i tuoi processi, Microsoft Office 2019 ha introdotto alcune interessanti funzionalità che potresti voler guardare.