Bagaimana Kata Laluan Selamat Melindungi Fail Excel

Microsoft Excel kekal sebagai aplikasi hamparan paling popular di dunia. Data hamparan Excel selalunya sensitif, mengandungi data peribadi atau kewangan. Maklumlah, anda mungkin mempertimbangkan perlindungan tambahan untuk fail Excel anda, seperti kata laluan.

Anda boleh melindungi kata laluan mana-mana fail Excel menggunakan beberapa pilihan, termasuk alat kata laluan Excel bersepadu atau pilihan kata laluan Excel pihak ketiga.

1. Kata Laluan Lindungi Helaian Excel Menggunakan Alat Bersepadu

Pilihan pertama untuk perlindungan kata laluan Excel ialah alat bersepadu. Seluruh suite Microsoft Office mempunyai alat perlindungan kata laluan yang boleh anda gunakan untuk melindungi hamparan Excel anda, dokumen Word, pembentangan PowerPoint dan sebagainya.

Dalam Excel, pergi ke Fail > Maklumat. Pilih Lindungi Buku Kerja , kemudian Sulitkan dengan Kata Laluan daripada menu lungsur turun.

Sekarang, masukkan kata laluan selamat untuk hamparan Excel anda. Pastikan kata laluan anda kukuh dan unik, tekan OK , kemudian masukkan semula kata laluan anda untuk mengesahkan.

Kali seterusnya anda cuba membuka hamparan Excel, anda akan menemui borang kemasukan kata laluan.

Baru menggunakan Excel? Lihat tutorial asas Microsoft Excel kami untuk mempelajari tali - cepat!

Sejauh manakah Perlindungan Kata Laluan Microsoft Office Selamat?

Microsoft Office 97-2003 menggunakan standard penyulitan yang sangat lemah, dikenali sebagai RC4. Algoritma penyulitan yang lebih lama mempunyai banyak kelemahan, yang menjadikan memecahkan kata laluan pada dokumen Excel yang lebih lama menjadi sangat mudah.

Microsoft Office 2007-2013 menyaksikan algoritma penyulitan yang dinaik taraf, bertukar kepada algoritma AES-128 yang lebih kuat. Office 2016-2019 menggunakan algoritma penyulitan AES-256, yang tidak boleh dipecahkan dalam jangka masa yang munasabah menggunakan teknologi sedia ada.

Perlindungan Excel Tambahan

Microsoft Excel mempunyai beberapa ciri keselamatan tambahan juga:

• Tandai sebagai Akhir: Menandai fail sebagai lengkap, yang memberitahu pengguna lain tentang hamparan bahawa mereka tidak seharusnya membuat sebarang perubahan. Walau bagaimanapun, menandakan hamparan sebagai muktamad tidak memberikan sebarang perlindungan kata laluan tambahan.
• Lindungi Helaian Semasa: Anda boleh menambah lapisan perlindungan tambahan yang kecil pada hamparan tertentu dalam buku kerja anda apabila anda melindungi kata laluan helaian Excel. Orang yang mempunyai akses kepada fail Excel masih boleh melihat hamparan tetapi tidak boleh membuat sebarang perubahan tanpa kata laluan yang betul. Anda boleh menggunakan kata laluan lain untuk pilihan ini juga.

• Hadkan Akses: Pilihan yang boleh digunakan oleh organisasi besar untuk menyekat akses kepada individu tertentu menggunakan templat keselamatan atau pengecam lain.
• Tambah Tandatangan Digital: Pilihan tandatangan digital mengesahkan bahawa fail kekal tidak diganggu antara pengirim dan penerima, memastikan kandungan adalah sama.

Anda mungkin menggunakan gabungan ciri keselamatan tambahan bersama pilihan perlindungan kata laluan hamparan Excel, terutamanya jika anda berkongsi hamparan Excel .

2. 7-Zip

Kaedah yang bagus untuk menyulitkan berbilang fail Excel pada masa yang sama ialah menggunakan alat arkib percuma, 7-Zip untuk melindungi kata laluan berbilang fail Excel. Anda boleh menggunakan 7-Zip untuk menyulitkan keseluruhan folder fail Excel individu, kata laluan melindungi keseluruhan pilihan hamparan Excel dan bukannya satu demi satu.

Mula-mula, muat turun dan pasang versi terkini 7-Zip. Setelah dipasang, pergi ke folder yang mengandungi hamparan Excel anda. Sekarang, seret kursor tetikus anda ke atas fail yang anda ingin lindungi kata laluan untuk memilih kesemuanya. Sebagai alternatif, tahan CTRL dan klik kiri untuk memilih fail individu dengan tetikus anda.

Selepas memuktamadkan pilihan anda, klik kanan dan pilih 7-Zip > Tambah pada Arkib untuk membuka pilihan arkib 7-Zip. Pilihan penyulitan berada di sebelah kanan. Masukkan kata laluan yang kuat dan unik, kemudian tekan OK .

Sekarang, anda mesti memasukkan kata laluan sebelum membuka mana-mana hamparan Excel di dalam arkib. Tetapi hamparan di luar arkib tidak dilindungi kata laluan. Pilih hamparan Excel yang tidak dilindungi kata laluan (di luar arkib) dan padamkannya.

3. Sistem Fail Penyulitan Windows

Sistem Fail Penyulitan Windows (EFS) ialah sistem penyulitan bersepadu Windows untuk fail individu. EFS tidak seperti Bitlocker, yang anda gunakan untuk penyulitan cakera penuh. Sebaliknya, EFS berfungsi berdasarkan fail demi fail, sesuai untuk melindungi kata laluan hamparan Excel.

Untuk menggunakan EFS untuk menyulitkan fail anda, klik kanan pada hamparan Excel dan pilih Properties . Sekarang, pilih Lanjutan, kemudian tandai kotak untuk Sulitkan kandungan untuk menjamin data . Tekan OK , kemudian Guna.

Amaran Penyulitan akan muncul. Ia menerangkan bahawa menyulitkan satu fail boleh menyebabkan masalah dalam keadaan tertentu dan menyulitkan keseluruhan folder menawarkan lebih perlindungan. Jika fail itu berada dalam folder yang kerap diakses, anda perlu membuka kunci folder setiap kali anda mahu mengakses mana-mana fail lain. Salah satu cara mengatasinya ialah meletakkan fail teks anda dalam folder berasingan dan gunakan ini sebagai folder selamat anda.

Selepas mengesahkan pilihan anda, Sistem Fail Penyulitan akan bertanya kepada anda jika anda ingin mengambil sandaran kunci penyulitan. Anda boleh menggunakan sandaran kunci penyulitan jika anda terlupa kata laluan penyahsulitan anda.

Mengeksport Sandaran Kunci Penyulitan Anda

Jika anda memilih untuk mengeksport sandaran kunci penyulitan anda untuk keselamatan tambahan, Wizard Eksport Sijil Microsoft akan dijalankan. Wizard akan membimbing anda melalui penciptaan dan eksport kunci penyulitan anda ke sumber media luaran, seperti pemacu kilat USB.

Pilih Pertukaran Maklumat Peribadi dari halaman pertama dan tandai Eksport semua sifat lanjutan . Pada halaman seterusnya, anda mesti memasukkan kata laluan yang selamat dan unik untuk kata laluan melindungi fail anda. Tukar jenis penyulitan kepada AES256-SHA256 ( penyulitan sangat kuat! ), kemudian berikan nama fail sandaran kunci penyulitan anda. Tekan Selesai untuk menyelesaikan proses.

Setelah proses selesai, anda akan melihat ikon kunci kecil pada ikon fail teks Notepad, yang menunjukkan status penyulitannya.

4. AxCrypt

Alat berguna lain untuk kata laluan melindungi helaian Excel ialah AxCrypt , alat penyulitan yang berguna lagi berkuasa.

Muat turun dan pasang AxCrypt. Kali pertama anda menjalankan AxCrypt, anda perlu menjalankan persediaan. Yang penting, anda mesti memberikan alamat e-mel sebenar semasa proses pendaftaran, atau anda tidak akan menerima lesen AxCrypt percuma anda. Selepas menerima kod, salin dan tampalkannya ke dalam AxCrypt sebelum meneruskan.

Anda juga perlu mencipta kata laluan AxCrypt yang kuat dan unik. Kata laluan AxCrypt bertindak sebagai kunci penyulitan dan penyahsulitan untuk hamparan Excel anda. Ambil perhatian amaran AxCrypt. Memulihkan kata laluan anda hanya akan membenarkan akses kepada akaun yang dikaitkan dengan fail. Ia tidak akan membenarkan anda menyahsulit fail yang dilindungi dengan kata laluan lama.

Apabila anda sudah bersedia, seret dan lepaskan fail hamparan Excel ke dalam tetingkap AxCrypt. Jika anda dilog masuk ke AxCrypt, ia akan menyulitkan fail anda secara automatik. Begitu juga, jika anda log masuk ke AxCrypt dan cuba membuka fail, ia tidak akan memberikan gesaan kata laluan. Jika anda menutup AxCrypt (yang turut melog anda keluar), anda akan menerima gesaan kata laluan apabila anda cuba membuka hamparan.

AxCrypt ialah alat penyulitan percuma, itulah sebabnya ia dipaparkan dalam senarai program perisian percuma Windows terbaik kami .

Apakah Cara Terbaik Untuk Kata Laluan Melindungi Hamparan Excel?

Pada zaman dahulu, menggunakan perlindungan kata laluan bersepadu Microsoft Office untuk melindungi kata laluan fail atau helaian Excel adalah berisiko. Algoritma penyulitan tidak cukup kuat dan mempunyai pelbagai kelemahan, menjadikannya tidak boleh digunakan. Memandangkan Microsoft Office kini menggunakan AES-256, anda boleh yakin bahawa perlindungan kata laluan pada hamparan Excel anda boleh dipercayai dan mustahil untuk dipecahkan menggunakan teknologi semasa.

Oleh kerana perlindungan kata laluan bersepadu hanya mengendalikan satu fail pada satu masa, anda mungkin juga mempertimbangkan pilihan penyulitan 7-Zip. Jika anda berurusan dengan sejumlah besar hamparan Excel yang anda ingin lindungi, kata laluan melindungi kesemuanya dalam satu arkib (dengan kata laluan yang kuat dan unik!) ialah pilihan yang berguna yang turut menggunakan AES-256.

Tertanya-tanya tentang kata laluan yang kuat dan unik? Lihat cara mudah ini untuk membuat kata laluan yang anda akan sentiasa ingat .