如何在 Word 中使用郵件合併創建信件、標籤和信封

郵件合併是 Microsoft Word 的一項功能，可幫助您簡化創建個性化信件、標籤、信封、電子郵件和目錄的過程。由於郵件合併不是最常用的 MS Word 功能之一，一些用戶可能不知道如何在 Word 中進行郵件合併來創建信件、標籤和信封。 

如果您想節省手動個性化每個字母、標籤或其他文檔所花費的時間，郵件合併可以派上用場。即使您從未嘗試過創建郵件合併信件，這個過程也非常簡單，我們將引導您完成下面的每個步驟。

如何創建郵件合併信件

Microsoft Word 有一個嚮導，可以引導您完成創建郵件合併信函的過程。該嚮導將一路詢問您要使用的信件和信件的收件人，因此請確保您已準備好要插入的收件人列表。如果不這樣做，沒什麼大不了的，您始終可以手動添加收件人列表。

1. 打開 Word 文檔並輸入您的消息。省略個性化元素（例如，標題、姓名、城市等）。現在，您可以只在要插入這些元素的位置留一個空格，如下所示：

1. 模板準備就緒後，從頂部功能區中選擇“郵件” > “開始郵件合併” > “分步郵件合併嚮導” 。

1. 一個新窗格將出現在 MS Word 窗口的右邊框上。這是將引導您完成整個過程的嚮導。第一步，您需要選擇您正在處理的文檔類型。選擇Letters並選擇Next: Starting document。

1. 接下來您需要選擇要用於郵件合併的文檔。
   如果您已經為您的信件輸入了一些內容，請選擇使用當前文檔。
   如果要使用現成的模板，請選擇從模板開始。選擇起始文檔後，單擊選擇收件人。 

1. 下一步是選擇收件人。假設您有一個包含收件人數據的 Excel 工作表，您可以通過選擇“使用現有文件”選項並從後續部分 選擇“瀏覽”來導入數據。

使用資源管理器導航到包含收件人列表的工作表，選擇工作表並選擇打開。 

選擇工作表時，您會看到“選擇表”窗口。選擇相關表格。如果您的數據是這樣，請務必選中文本第一行數據包含列標題旁邊的框，然後選擇確定。

接下來，您將看到 Word 將在您的合併中使用的收件人列表。如果一切正常，請選擇OK。 

添加 Excel 工作表後，選擇Next: Write your letter。

1. 您現在已準備好在信中添加佔位符。將光標移至要添加佔位符的位置，然後從郵件合併窗格中選擇更多項目。

插入合併字段對話框將打開，您可以從中選擇相關佔位符並選擇插入以將其添加到您的信件中。

1. 插入所有合併字段後，選擇下一步：預覽您的信件。

這將向您顯示通過郵件合併生成的所有信件的預覽。您可以使用郵件合併窗格中的箭頭按鈕來切換信件的預覽。

1. 選擇下一步：完成合併。在後續步驟中，選擇“打印”（如果要打印所有字母）或“編輯單個字母” > “全部”（如果要將字母合併到單個文檔中）。

如何創建郵件合併標籤

在 Excel 工作表中整齊地編制郵寄列表總是一個好主意，這樣當您需要某人的郵寄詳細信息時就不會感到頭暈。但是，如果您想要打印標籤，您的 Excel 工作表編譯不會削減它。相反，您需要在 MS Word 上創建郵件合併標籤。

1. 如果您已有包含郵寄詳細信息的 Excel 工作表，則可以跳至下一步。如果沒有，請在 Excel 工作表上組織您的郵寄列表。添加一些標題（名字、姓氏、地址等）並對列表進行排序。
2. 切換到 MS Word。使用嚮導創建標籤。打開一個空白文檔並選擇“郵件” > “選擇郵件合併” > “分步郵件合併嚮導”。 

1. 選擇標籤，然後選擇下一步：開始文檔。 

1. 在下一個屏幕上，選擇Change document layout。接下來，選擇標籤選項以設置您的產品編號和標籤品牌。

選擇確定後，您將看到文檔上列出的標籤。如果不這樣做，請轉到表格設計>邊框並選擇查看網格線。

1. 返回MS Word 中的“郵件”選項卡並選擇“選擇收件人” > “使用現有列表”。 

導航到包含郵件列表的 Excel 文件。選擇文件並選擇打開。

1. 您將看到“選擇表”窗口。如果您的工作簿中有多個工作表，您會在此處看到多個項目。選擇包含您的郵寄列表的列表。選中文本First row of data contains column headers旁邊的框，然後選擇OK。 

1. MS Word 導入郵件列表。選擇地址塊。看右邊的預覽。 

如果它看起來不像您想要的那樣，請選擇“匹配字段”。確保所有詳細信息都與工作表中的適當標題相對應，然後選擇確定。

再看看預告。如果看起來不錯，請選擇OK。

1. 您現在會在標籤中看到> 。轉到“郵件” > “更新標籤”以將>添加到所有標籤。

1. 標籤現在可以合併了。轉到“郵件” > “完成並合併” > “編輯單個文檔”。 

你會看到一個小窗口彈出。選擇全部然後確定。

1. 您現在會看到所有標籤都已合併。

如何創建郵件合併信封

創建郵件合併信封與標籤的創建大致相同，但有一些調整。 

再次單擊“郵件” > “開始郵件合併” > “逐步郵件合併嚮導”，但這次選擇“信封”，然後選擇“下一步：從底部開始文檔”。

1. 系統會要求您選擇一個起始文檔。選擇Envelope options選擇信封大小和投遞/回郵地址的位置（參考下一步），然後選擇Next: Select recipients。

1. 當您選擇信封選項時，您會看到一個小窗口彈出。選擇您喜歡的信封尺寸，並選擇字體和投遞及回郵地址的位置。

1. 嚮導中的下一步是選擇收件人。選擇使用現有列表（假設您已有包含收件人數據的 Excel 工作表），然後選擇瀏覽以查找文件。選擇相關文件並單擊下一步：安排您的信封。 

1. 在下一個屏幕上，選擇Address block，查看預覽以確保它看起來像您想要的，然後選擇OK。

您現在會看到>出現在信封上。 

1. 選擇下一步：預覽您的信封。您將看到與上一步相同的預覽，但在您的文檔上。您可以使用嚮導窗格中的箭頭按鈕在信封之間切換。

您的信封現在可以合併了。選擇下一步：完成合併。

1. 在接下來的屏幕上，您會看到一個選項Edit individual envelopes。選擇它，選擇All以合併所有記錄，然後選擇OK。

您現在會看到所有信封合併到一個文檔中。

批量打印和電子郵件變得簡單

使用郵件合併可以為您節省大量時間，否則您將花費大量時間來自定義信件、標籤或信封。不過，這並不是您使用 MS Word 所能做的全部。您還可以創建賀卡、小冊子和索引卡。

郵件合併已經存在了一段時間，但如果您希望提高流程效率，Microsoft Office 2019 引入了一些您可能想要了解的簡潔功能。